Sichere Supply Chain für sichere Hilfe in Krisengebieten, Naturkatastrophen und Krankheiten

Mit erschreckender Regelmäßigkeit wird unsere Welt von Katastrophen heimgesucht. Dürreperioden, Hungersnöte, Krankheiten, Wetterextreme und religiös motivierte Gewalttaten gefährden weltweit Millionen Menschen, die dann dringend schnelle Hilfe benötigen. In solchen Notsituationen fungiert International Medical Corps als Ersthelfer und sendet Hilfslieferungen – in jede Region und unter allen Bedingungen.

Diese Hilfsaktionen von International Medical Corps sind immer eine Mammutaufgabe, die jedoch durch eine verlässliche und agile Supply Chain möglich sind. Medizinische Hilfsgüter und Geräte müssen kontinuierlich nachgeliefert werden. Für die humanitären Hilfslieferungen ist ein reibungslos funktionierender Frachtverkehr lebensnotwendig.

Mit strategischer Unterstützung von Flexport konnte die Organisation ihre Hilfsaktionen optimieren und das Logistikmanagement effizienter und transparenter gestalten.

Mehr als 7.200 Mitarbeiter, darunter 90 % Einheimische in den von ihnen betreuten Regionen, sorgen dafür, dass International Medical Corps ihre Mission zur Verbesserung der Lebensqualität von Menschen in Not durch medizinische Hilfslieferungen erfüllen kann. Die gemeinnützige Organisation schult auch die Einheimischen, damit sie sich selbst helfen können.

Die Bereitstellung von medizinischer Versorgung nach einer Explosion in Beirut, der Wiederaufbau von Puerto Rico nach dem verheerenden Hurrikan, die Unterstützung von Ländern rund um den Globus, einschließlich der USA, in ihrem Kampf gegen COVID-19 und die Ebola-Bekämpfung im Kongo zählen zu den jüngsten Hilfsaktionen.

Logistik zur Rettung von Menschenleben

Die logistischen Anforderungen an den Transport von Hilfsgütern und medizinischen Geräten in verwüstete Regionen übersteigen die üblichen Anforderungen an logistische Services..

In manchen Regionen ist die Infrastruktur kriegsbedingt zerstört. Straßen sind überflutet oder weggeschwemmt. Wirtschaftliche Unruhen können den Zugang zu Häfen einschränken. Möglicherweise ist kein Internetzugang vorhanden oder er wird limitiert.

Wenn Ersthelfer vor Ort in entlegenen Regionen sind, unterstützt Flexport die Mitarbeiter von International Medical Corps bei der Überwachung der Hilfslieferungen. Kommt es zu unerwarteten Veränderung bei einer Sendung kann Flexport dabei helfen, neue Lieferwege zu finden, bei der Zollabwicklung unterstützen und aktuelle Informationen außerhalb der Plattform weiterleiten.

Nach den Verzögerungen in Miami gelang es Flexport, eine Möglichkeit zu finden, International Medical Corps noch besser zu unterstützen. Aufgrund der starken politischen Spannungen in Venezuela hat ein Zollagent beschlossen, ein für dort vorgesehenes Hilfspaket zu inspizieren.

Nachdem auf der Plattform die Verzögerung erkannt hatte, arbeitete ein Zollexperte von Flexport gemeinsam mit dem Agenten an der Lösung des Problems: Für eine Lieferung von Zelten und Schattenplanen im Wert von 15.800 $ waren andere HS-Codes notwendig. Innerhalb von nur 24 Stunden konnten die Hilfsgüter weiter befördert werden.

Mit dem von Flexport bereitgestellten zusätzlichen Personal und seinem zollspezifischen Know-how konnte International Medical Corps den Zeitaufwand bei der Zollabfertigung verringern. Da weltweit mehrere Hilfsaktionen zeitgleich laufen, können Zollexperten International Medical Corps mit lokalem Fachwissen helfen und dafür sorgen, dass die Dokumente mit dem Inhalt der Hilfspakete übereinstimmen und dass die Hilfslieferungen planmäßig an den Zielorten eintreffen.

Schneller, bessere Hilfe

In den Niederlassungen von International Medical Corps sind Mitarbeiter wie Nikola Usenovic, Head of Global Procurement, ständig im Planungmodus. Die Vorbereitung auf Katastrophen oder unvorhergesehene Notsituationen erfordert umfangreiche und kontinuierliche Hilfslieferungen.

Usenovic wahrt die Integrität der weltumspannenden Lieferkette der Organisation. Mit dem globalen Einkaufsteam verwaltet er mehr als 300 weltweite Hilfslieferungen und trägt dafür Sorge, dass Aufträge ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen und die Regeln und Vorschriften für Spenden einhalten. Inzwischen arbeitet sein Team von Einkaufsspezialisten daran, die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an 28 Länder, einschließlich der USA, zu optimieren.

„COVID-19 hat uns vor Augen geführt, wie flexibel unsere Lieferkette sein muss“, erklärt Usenovic. „Da Länder weltweit von der Pandemie betroffen sind, müssen wir vor allem unsere Arbeitszeiten anpassen, um die Zeitunterschiede im Dauerschichtbetrieb zu berücksichtigen. Dann müssen wir unser globales Beschaffungsteam neu organisieren und regionale Strukturen in den USA und anderen Ländern weltweit schaffen.“

„In der Vergangenheit haben wir uns für die Detailarbeit auf bekannte Zulieferer verlassen. Inzwischen übernehmen wir inhouse mehr Verantwortung für den Einkauf von PSA (persönlicher Schutzausrüstung) und anderen Hilfsgütern, da die Situation neu ist und drängt.“

Ersthelfer vor Ort

Als weltweit anerkannte Hilfsorganisation hat International Medical Corps das erklärte Ziel, innerhalb von 72 Stunden nach dem Eintritt einer Notsituation mit Hilfsteams vor Ort zu sein. Als Ersthelfer vor Ort muss man auf das Schlimmste gefasst sein und Hilfsgüter dabei oder bereits unterwegs zum Einsatzort haben.

Ronny Elfassy, Manager of Emergency Response Logistics & Preparedness bei IMC, ist für eine Vielzahl an Aufgaben zur Unterstützung von schnellen Hilfs- und Rettungsaktion verantwortlich.

In einem Krisenfall leitet er das Logistikmanagement der Zentrale oder stellt das Team bereit. Nach einer Analyse der logistischen Kapazität des Flug- oder Straßenverkehrs startet er eine Hilfsaktion auf Basis der verfügbaren Waren, organisiert Hilfslieferungen und kümmert sich um Importe, Exporte und Last-Mile-Lieferungen.

Sobald die ersten Vorbereitungen vor Ort abgeschlossen sind, beschleunigt Elfassy die weitere Infrastrukturentwicklung durch die Bereitstellung von medizinischen Teams vor Ort, die Beschaffung von Kraftstoff und Strom und die Einrichtung eines Lagers für die Vorräte und Hilfsgüter. Mitarbeiter und Freiwillige übernehmen das Inventory Management und die weitere Beschaffung vor Ort.

Über den gesamten Transportweg hinweg hilft die Flexport-Plattform Elfassy beim genauen Tracking aller sich auf dem Transport befindlichen Sendungen, einschließlich aller einzelnen Hilfsgüter in einem Container, LKW oder Flugzeug. Dank der Flexport Plattform hat sich die Genauigkeit der Sendungsverfolgung um ca. 21 % erhöht.

Nachschub für weitere Hilfe

Die Organisation von Nachschub an Hilfsgütern ist eine ständige Aufgabe von Elfassy und seinem Team. Bei längeren Hilfsaktionen besteht die Aufgabe darin, die kontinuierliche Versorgung sicher zu stellen. Ein weiteres Ziel besteht darin, dafür zu sorgen, dass auch für die nächste Katastrophe genügend Vorräte vorhanden sind.

Aufgrund der konstanten Zunahme der COVID-19-Hilfsaktionen sowie der dringenden Nachfrage nach PSA und medizinischer Ausrüstung war das Inventory Management problematischer als je zuvor.

„Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, PSA in weitaus größeren Mengen als jemals zuvor zu beschaffen und zu verwalten. Bei unserer Ebola-Hilfsaktion hatten wir schon Defizite; doch diese Pandemie hat sich als noch schwieriger erwiesen.“

„Dank der Zusammenarbeit mit Flexport und der Flexport Plattform mit Live-Nachverfolgung konnten wir einige Herausforderungen bewältigen“, so Elfassy. „Wir profitieren von einem All-in-One-Servicepaket auf einer zentralen Plattform und erhalten ständig Updates, wodurch sich der Zeitaufwand für die Informationssuche um bis zu 15 % verringert hat. Wir werden auf Verzögerungen aufmerksam gemacht, umso Herausforderungen lösen zu können, bevor wir die Auswirkungen zu spüren bekommen.“

Bei einem kürzlich ins Stocken geratenen PSA-Auftrag waren die Transparenz und enge Zusammenarbeit besonders hilfreich. PSA kommt zum größten Teil aus China, wo sich die Exportvorschriften aufgrund der höheren Nachfrage und der dringend notwendigen Erkennung von Produktfälschungen mit nur kurzer Vorankündigung geändert haben.

Auf dem Höhepunkt der „Beschaffungswut“ während der Pandemie wurden Verzögerungen in letzter Minute immer häufiger. Wenn International Medical Corps glaubte, den konkreten Grund für eine Verzögerung geklärt und aus dem Weg geräumt zu haben, änderten sich die Vorschriften schon wieder.

Doch dank der lokalen Präsenz von Flexport in China ist es gelungen, die neuen Vorschriften sofort einzuhalten, International Medical Corps über die Schwierigkeiten und die Lösung zu informieren und die Bestände der gemeinnützigen Hilfsorganisation aufzufüllen.

Ersthelfer-Spendenfonds

International Medical Corps finanziert ihre Arbeit aus diversen Quellen, wie u. a. Subventionen, Mitgliedsbeiträgen und Spenden von Hilfsgütern und Geräten. Gespendet werden jedoch auch medizinische und andere Dienstleistungen. Der Transport erfordert teilweise große Anstrengungen.

Als in diesem Jahr ein Land nach dem anderen von COVID-19 heimgesucht wurde, erhielt die Organisation eine Fülle von Sachspenden, darunter auch 500.000 K95-Masken und 158.000 Visiermasken aus China.

Flexport konnte die Frachtkosten für diese Spenden aus seinem Ersthelfer-Spendenfonds, Teil des Flexport.org-Spendenfonds, decken. Außerdem hat Flexport die Kosten für Arzneimittellieferungen in den Libanon übernommen, wo eine Gefahrstoff-Explosion vor Kurzem die COVID-19-Hilfsaktionen erschwert hat.

Der Spendenfonds, der dringende Lieferungen ermöglichen soll, war von entscheidender Bedeutung für die Lieferung von Hilfsgütern an COVID-Hilfsorganisationen. Im Fall von International Medical Corps wurden die Frachtkosten sowie Kosten in Höhe von etwa 160.000 $ für die Beschaffung zusätzlicher PSA und medizinischer Geräte für mehr als 20 Krankenhäuser und 40 Langzeit-Pflegeeinrichtungen in den USA und Puerto Rico aus dem Spendenfonds gezahlt.

Ständige Nachfrageänderungen werden immer zu den größten Herausforderungen für International Medical Corps gehören. Doch dank der Hilfe von engagierten Partnern wie Flexport hat die Organisation das Supply Chain-Management besser im Griff und kann ihrer Aufgabe – der Unterstützung von Menschen in größter Not – nachgehen.

„Was ich abschließend sagen möchte: Flexport gibt uns die Unterstützung, Sicherheit und Zuverlässigkeit, damit wir Menschenleben retten können“, erklärt Todd Bernhardt, Director of Global Communications bei International Medical Corps. „Eine bessere Hilfe ist nicht möglich.“