Für Ergobaby Europe in Hamburg hat die Digitalisierung oberste Priorität – vor allem, als es darum ging einen neuen Logistik-Partner zu finden. Durch die Zusammenarbeit mit Flexport kann der innovative Hersteller von Babytragen unternehmensweit neue Effizienzgewinne für sich beanspruchen.

Der Anfang

Oft ist es eine kleine Idee, die sich erst zur Vision und dann zu einer eindrucksvollen Erfolgsgeschichte entwickelt. So auch bei Ergobaby-Gründerin Karin Frost, die auf der Suche nach der ultimativen Babytrage war. Die verfügbaren Modelle lieferten die Idee für eine Trage, die sowohl die Bedürfnisse der kindlichen Wirbelsäule als auch die Ergonomie des Tragens berücksichtigte und sich unter fairen Bedingungen herstellen ließ. Inzwischen sind Ergobaby Premium-Produkte weltweit im Fach- sowie Onlinehandel verfügbar, und die europäische Niederlassung des US-Spezialherstellers, die Ergobaby Europe GmbH, managt ihre Warenlieferungen heute per See- und Luftfracht auf der Handelsroute von Asien nach Deutschland im monatlichen Rhythmus. Da die internen Sales- und Marketing-Prozesse des Unternehmen eng mit dem monatlichen Warenlieferungszyklus verzahnt sind, ist der genaue Überblick und die Kontrolle über den Status der Ware eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg des europäischen Geschäfts.

Importlogistik sucht digitalen Taktgeber

Innovation und Dynamik standen daher auch bei der Suche nach einem neuen Speditionspartner klar im Vordergrund, wie Riyadh Rashid betont, der bei Ergobaby Europe für das Demand Planning & Supply Chain Management verantwortlich ist: „Wir haben von Anfang an nach einem Partner gesucht, der uns auch bei der digitalen Abbildung unserer Prozesse weiter nach vorne bringen konnte. Dass digitale Anbieter wie z. B. Flexport im Gegensatz zu den traditionellen Wettbewerbern mit ihrem Geschäftsmodell ganz bewusst auf die Vorteile der Digitalisierung setzen, inspirierte uns.“ Ergobaby Europe importiert seine Premiumprodukte, die von Lieferanten und Partner in Vietnam, Indien und China produziert werden, direkt nach Deutschland. Da die Importlogistik als entscheidender Taktgeber für alle im Unternehmen nachgelagerten Prozesse fungiert – von internen Sales-Workflows bis hin zur Zusammenarbeit mit B2B-Geschäftspartnern und Endkunden – bilden Datentransparenz und aktuelle Informationen zur Warenverfügbarkeit eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Unternehmens. Logistikverantwortlicher Rashid beschreibt seine tägliche Herausforderung: Fehlen Transparenz und Überblick bei den Warenlieferungen, spüren wir das sofort in der Verlangsamung unserer internen Prozesse. Um unsere präzise aufeinander abgestimmten Workflows beibehalten zu können, müssen wir jederzeit genau wissen, wann welche Produkte wo verfügbar sind.” Bei der Auswahl des neuen Frachtdienstleisters war daher nicht der Preis das ausschlaggebende Kriterium, wie Rashid ergänzt, sondern „vor allem die Schaffung der Liefertransparenz über die gesamte Supply-Chain hinweg.“

Vertrauen und Transparenz als Basis der Zusammenarbeit

Die cloudbasierte Plattform von Flexport bot das hohe Maß an Digitalisierung, das Ergobaby suchte. Und das Support-Team von Flexport war in der Lage, das benötigte Fachwissen bereitzustellen, was dazu beitrug, Vertrauen zu schaffen. Rashid bekräftigt: „Usability, Funktionalität und Stabilität waren wichtige Indikatoren bei der Wahl unseres neuen Speditionspartners. Aber auch der menschliche Faktor hinter der Technologie war für uns entscheidend – von Anfang an.” Über die Präsenz des Flexport Teams in Hamburg hinaus gab daher die schnell festgestellte sehr gute Teamchemie den letzten Impuls, mit Flexport in die Testphase zu starten. „Nach dem Anlegen meines Accounts war ich nahezu sofort startfähig”, so Rashid weiter. „Kleinere Fragen zu den individuellen Einstellungen in der Flexport Plattform ließen sich mit meinem Client Solution Team schnell klären.“ Um zu prüfen, ob die Kommunikation mit dem neuen Speditionspartner nicht nur in Hamburg, sondern auch bei den internationalen Logistikprozessen des Babytragen-Experten funktionierte, testete der Supply-Chain-Verantwortliche das Flexport System zunächst mit den Logistikpartnern in China. Und erhielt sofort positive Rückmeldungen, sowohl von Lieferantenseite als auch von den Kollegen in der amerikanischen Produktionsabteilung, die über Los Angeles den Kontakt zu den asiatischen Produktionsstätten managen. Die Schnelligkeit, mit der Flexport die Containerkapazitäten für neu angekündigte Warensendungen bestätigte, verbesserte sofort die Zusammenarbeit mit den produzierenden Partnern und damit die Planungssicherheit für Ergobaby. Dazu Rashid: „Schon in den ersten Testläufen konnten wir sehen, dass wir mit Flexport ein Shipment über den gesamten Transport transparent verfolgen können. Wir wussten zu jedem Zeitpunkt genau, wo sich die Lieferungen gerade befanden.“ Der Manager bestätigt, dass genau dies ein wesentlicher Vorteil für Ergobaby im Vergleich zu den früheren Logistikprozessen ist. Heute kann der Spezialhersteller genau feststellen, wann seine Warensendungen verschifft werden oder an welcher Stelle sich Verzögerungen ergeben. Er weiß jederzeit genau, ob die Gründe dafür beim Lieferanten, in der Phase der Zustellung vor der Verschiffung oder erst bei der Verzollung auftreten, und kann sofort entsprechend gegensteuern.

In Echtzeit, effizient und klar - Digitale Kommunikation schafft Nähe

In der Vergangenheit sendeten die Lieferanten Ergobaby alle Informationen zum Inhalt und Gewicht eines Containers per Email in Form einer Excel-Tabelle zu. Heute laden sie diese Daten direkt in die Flexport Plattform hoch. Die damit verbundenen Effizienzsteigerungen spürt Logistikmanager Rashid deutlich: „Alle Daten und Informationen zu einer Sendung sind mit dem gesamten Kommunikationsverlauf im Flexport-System auf einen Blick sichtbar. Heute klicke ich mich bei allen Warenlieferungen ganz einfach durch die einzelnen Buchungen und weiß so jederzeit genau, welche Sendungen in welchem Container wann ankommen. Dies ist für uns sehr viel einfacher, schneller und vor allem transparenter als früher.“ Die mit Flexport verfügbaren automatisierten PO- und Order-Management-Funktionen haben bei Ergobaby sogar Wellen bis hin zu den Produktionspartnern geschlagen, wie Rashid bestätigt: „Mittlerweile nutzen einige unserer chinesischen Lieferanten Flexport selbst schon sehr intensiv und bestätigen uns Buchungen direkt in der Plattform und integrieren dort auch die POs. Es zeigt sich, dass unsere Partner in China kaum Berührungsängste haben, mit uns und Flexport digital und transparent zusammenzuarbeiten oder ihre Daten zu Sendungen und Verschiffungen dort zu speichern. Sie sehen, dass dadurch ihre Prozesse ebenfalls sehr viel effizienter werden.“

Technologie + hochwertiger Service = eine unschlagbare Kombination

Auch in der täglichen Zusammenarbeit überzeugt den Supply-Chain-Verantwortlichen bei Ergobaby immer wieder das außergewöhnlich hohe Service-Level, das Flexport mit seinem Team im Verbund mit der Plattform bietet – für Rashid ein wichtiger Erfolgsfaktor: „Für uns funktioniert die Zusammenarbeit bis heute wirklich hervorragend: Sobald eine Transportbuchung über die Plattform hereinkommt, erhalten wir vom Flexport-Team das entsprechende Pricing und können die Lieferung in der Regel sehr zeitnah bestätigen. Meine tägliche Routinekommunikation mit dem operativen Team läuft exzellent, und selbst außergewöhnliche Fragen lassen sich im Austausch mit meinem Flexport Team meist schnellstmöglich klären – ganz unabhängig davon, an welchen Standorten oder mit welchen lokalen Logistikpartnern sich mögliche Komplikationen ergeben haben oder ob es sich um Anfragen nach zusätzlichen Hintergrundinformationen zur Einrichtung eines Aufschubkontos oder um das Hochladen zusätzlicher Dokumente handelt.“ Mittlerweile gilt beim Hochfahren des Rechners schon der zweite Klick des Logistikverantwortlichen der Flexport Plattform, so Rashid: „Die Anwendung begleitet mich nicht nur durch den ganzen Tag, sondern ist am Abend auch die wirklich letzte, die ich herunterfahre. So bin ich jederzeit darüber informiert, was bei unseren Warentransporten passiert und kann neu avisierte Zustelltermine in Echtzeit an meine Kollegen weitergeben. Flexport liefert mir genau die Datengrundlage, auf der ich meine täglichen Logistikentscheidungen jederzeit faktenbasiert genau treffen kann.“

Schnelles Kennzahlen-Reporting für zuverlässige Planungssicherheit

Warum die neue Transparenz-Qualität über seinen Logistikbereich hinaus für Ergobaby wichtig ist, erklärt er an einem Beispiel: „Als wir z. B. unseren neuen Babystroller auf den Markt brachten, war eine On-Time-Visibility für uns von entscheidender Bedeutung, da wir unsere Kommunikationsplanung im Marketing gezielt an den Verschiffungs- und Ankunftsterminen ausrichten.“ Selbst Produktankündigungen über die Social-Media-Kanäle des Unternehmens basieren direkt auf den in der Plattform gefundenen Versanddaten – dazu Rashid: „Flexport hilft uns dabei, diesen Informationsfluss jederzeit aktuell und absolut verlässlich zu gestalten – für uns bedeutet das eine wichtige Planungssicherheit.“ Durch die heute mögliche Datentransparenz kann der Hersteller bestimmte Produkte, die nur online angeboten werden, viel schneller auf den Markt bringen, da sich die Produktverfügbarkeiten über die Plattform detailliert planen lassen. Darüber hinaus haben die Datenanalysen innerhalb der Plattform die Reportingroutinen deutlich vereinfacht.”

FCL und LCL Ocean Services ermöglichen optimale Ressourcennutzung

Die durch die Nutzung der digitalen Speditionsplattform von Flexport gewonnene Transparenz hilft Ergobaby auch bei der Optimierung der Ressourcen, wie Rashid erläutert: „Ich sehe, dass mein Flexport Team um wirklich jeden Containerplatz für uns kämpft und selbst in den aktuell sehr angespannten Zeiten von Covid-19 und Brexit damit erfolgreich ist. Auch wenn Flexport die Verschiffungszeit nicht beeinflussen kann, sind für uns die davor und danach ablaufenden Prozesse umso entscheidender. Dank Flexport können wir die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten in genau diesen wichtigen Phasen weiter verbessern und gewinnen im Vergleich zu früher sogar bis zu ein paar Tagen Zeit. Durch die in der Plattform in Echtzeit abrufbaren Daten und Informationen kann ich heute zu jedem Zeitpunkt exakt sendungsbezogen kommunizieren.“ Der Babytragenexperte nutzt Flexport als Full-Service-Provider über seine gesamte Lieferkette – von der Verschiffung über die Zollabfertigung bis hin zur Zustellung. Durch die Verfügbarkeit umfassender Daten rücken nun auf einmal ganz neue Themen ins Blickfeld: „Seit wir mit Flexport zusammenarbeiten, können wir erstmals die Containerauslastung detailliert tracken, reporten und zu unseren Gunsten verbessern. Durch fehlende Kennzahlen war uns dies früher überhaupt nicht möglich. Heute können wir für jeden Container die genaue Kostenstruktur inklusive aller Frachtnebenkosten auflisten lassen. Das ist alles wirklich sehr einfach und transparent.“ Weitere Verbesserungen sieht Rashid beim Thema Verzollung: „Wenn vor Flexport zollrelevante Informationen fehlten, ist dies meist erst beim Verzollen selbst aufgefallen. Jetzt können wir die gesamte Dokumentation im Voraus in die Plattform einpflegen. Tatsächlich freue ich mich schon auf die nächste Zollprüfung, die ich dann erstmals mit Hilfe der Flexport-Plattform durchführen kann – mit zwei Klicks werde ich alle dafür notwendigen Dokumente sofort zur Hand haben.“

Logistik, Expertise und Technologie auf einer Plattform vereint

Die nächsten Schritte sind bereits geplant: Nach und nach wird die gesamte Flexport Funktionalität zum festen Bestandteil der Importlogistikprozesse des Spezialherstellers werden. Ergobaby wird zudem die direkte Kommunikation in der Plattform auf alle relevanten Produktionspartner in EMEA und APAC ausweiten. Das in der chinesischen Lieferkette bereits etablierte Order Management Tool von Flexport soll künftig auch bei den Lieferanten in Vietnam und Indien eingeführt werden. Ebenfalls geplant ist die direkte Anbindung von Flexport über APIs an die unternehmenseigenen ERP-Systeme. Das Fazit zur bisherigen Zusammenarbeit mit seinem neuen Speditionspartner ist für Rashid schnell gezogen: „Oft werden Online-Spediteure so dargestellt, als ob sie allein auf Technologie und Künstliche Intelligenz setzen. Meine tägliche Erfahrung mit Flexport beweist dagegen etwas anderes und überzeugt mich immer wieder neu: Die technische Leistungsfähigkeit der Flexport Plattform hängt nicht zuletzt mit der besonderen Leistungsfähigkeit der agil operierenden Flexport Mitarbeiter zusammen. Diese Kombination digitaler Innovation mit einem exzellenten Team und ausgezeichnetem Service ist unschlagbar.“