01.09.2020

Wie digitale Prozesse den globalen Handel vereinfachen

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Unsere Mission lautet: Globaler Handel: Einfach. Transparent. Für alle. Manchmal betreffen die dafür nötigen Veränderungen ganz unerwartete Bereiche: Nicht die Diplomatie oder Makroökonomie, sondern die Darstellung von Prozessen.

Die Ergebnisse aus unserer Kundenbefragung haben belegt, was Flexport Gründer Ryan Petersen feststellte, als er und sein Bruder vor 15 Jahren ein Importunternehmen gründeten: Die Nutzerfreundlichkeit der Systeme des globalen Handels muss verbessert werden. Die gesamte globale Wirtschaft basiert auf einer Logistikbranche mit einem Wert von 2 Billionen Dollar. Doch obwohl wirtschaftliche Prozesse heute weitgehend digitalisiert sind, hat sich die Logistik über Jahrzehnte hinweg nicht grundlegend verändert.

Selbst die vermeintlich einfache Frage, wo sich Waren befinden, lässt sich nur schwer beantworten. Das Problem ist, dass es keine zentrale, verlässliche Informationsquelle gibt. Mehr als 15 Unternehmen können an der Beförderung einer einzigen Sendung von ihrem Start- bis zum Zielort beteiligt sein. Aktuell arbeiten nur wenige dieser Unternehmen auf der gleichen Plattform oder auch nur mit den gleichen Medien: Sowohl E-Mail, Telefon, Fax als auch Papierdokumente sind gängige Kommunikationsmittel, die in der globalen Logistik eingesetzt werden.

Die letzte Generation von Logistikern, die mit einem Faxgerät gut umgehen konnten, wird demnächst aus der Belegschaft ausscheiden (fast 20 % laut dem Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten). Daher muss dringend daran gearbeitet werden, wie die Systeme des globalen Handels und dessen Hauptakteure zusammenspielen. Die zukünftige Generation von Logistikern wird sich nur mit einer nutzerfreundlichen Lösung zufriedengeben.

„Einfach“ – neu definiert

Unsere Produktdesign- und Researchteams definieren einfach nicht nur als nutzerfreundlich, sondern auch als produktiv und effizient. Einfach muss bedeuten, dass User über mehr Handlungsfähigkeit verfügen und ihre Leistung skalieren können. Wenn wir von allen sprechen, meinen wir Empfänger, Shipper, Partner, Carrier und andere am globalen Handel beteiligte Partner.

Logistik für alle einfach zu gestalten, bedeutet, eine gemeinsame Sprache für den Handel zu entwickeln:

  • Standardisierung von Arbeitsabläufen
  • Digitalisierung strukturierter Daten
  • Bereitstellung einer zentralen Datenplattform
  • Mehrere Workspaces auf einer Plattform

Schlussendlich geht es um den Aufbau einer modernen Logistikplattform, mit der Sendungen zu jedem Zeitpunkt genau nachverfolgt werden können.

Die Entwicklung des Designs für unsere Tools beginnt damit, ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen der User verschiedener Zielgruppen zu entwickeln. Darauf aufbauend werden Forschungserkenntnisse und Geschäftsziele abgeglichen, um Lösungen zu finden.

Hierbei folgen wir diesen Prinzipien:

1) Tägliche Verbesserung durch intuitives Produktdesign: Je mehr Sie mit dem Produkt interagieren, desto einfacher sollte es sein. Wie das funktioniert: Durch die Aktivierung erlernter Shortcuts, die Beseitigung redundanter Arbeit auf der Grundlage von Userpräferenzen und -verhalten und die Anwendung konsistenter Prozessmuster.

2) Vertrauen und Entscheidungssicherheit durch Transparenz: Während unsere Umwelt zunehmend automatisiert wird, gewinnt die menschliche Komponente stetig an Wert. Durch das Teilen von Erfolgen und Fehlern mit unseren Usern möchte unser Produktdesignteam Vertrauen schaffen – durch Konsistenz, Zuverlässigkeit und Qualität.

3) Große Datentiefe, selektive Darstellung: Zu viele Informationen können den Fortschritt behindern. Wir sind überzeugt, dass nur die Daten bereitgestellt werden sollten, die für die aktuelle Aufgabe der User relevant sind.

4) Individuell konfigurierbare Lösungen: Individuelle Anpassungen und Auswahlmöglichkeiten geben dem User Sicherheit und Kontrolle. Sollte ein Problem auftauchen, erklären wir den Grund dafür genau und schlagen eine Lösung vor.

5) Die richtige Menge an Information zum richtigen Zeitpunkt: Wir leiten unsere User durch die Anwendung und ermöglichen ihnen so, nach und nach zu lernen. Um die Nutzer mit der Darstellung aller Informationen auf einmal nicht zu überfordern, liefern wir Schritt für Schritt nur genau die Daten, die zum jeweiligen Zeitpunkt benötigt werden.

Diese Prinzipien leiten stets unsere Herangehensweise an die Herausforderungen unserer Kunden:

Transparente Informationen

Die Herausforderung: Verbraucher können heute mühelos Pakete, Lebensmittellieferungen und Mitfahrdienste direkt auf dem Smartphone verfolgen. Dennoch können Supply-Chain-Manager nicht ohne weiteres dasselbe für Waren im Wert von mehreren Millionen Dollar tun.

Die Lösung: Wir haben die User Experience neu gestaltet. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Verfolgung und dem Abruf der aktuellsten Sendungsinformationen – ganz einfach mit einem Klick. In einem ersten Schritt wurden klare Erwartungen und Leistungskennzahlen festgelegt. So wissen Unternehmen, wann sie ihre Lieferungen erwarten können. Daraufhin haben wir den Warenverkehr in logischen Meilensteinen organisiert, damit die User die benötigten Informationen jederzeit finden können. Sollte es zu ungeplanten Veränderungen kommen, sehen User nur die für eine Entscheidung relevanten Informationen. Da alle Anwendungen in einem Workspace integriert sind, muss nicht mehr nach verschiedenen Tools für die Erledigung einer Aufgabe gesucht werden.

Hilfreiche Daten bereitstellen

Die Herausforderung: Daten können aus einer Vielzahl an Formularen, PDFs, E-Mails und Kalkulationstabellen stammen, die in einem Zustellzyklus verwendet werden. Ohne ordnungsgemäße Validierung kann man ihre Genauigkeit schwer erkennen.

Die Lösung: Eine saubere und strukturierte Datenbasis ist notwendig, um den globalen Handel zu automatisieren und planbar zu gestalten. Wir erstellen Tools zur Digitalisierung, Strukturierung und Validierung von Daten, um Sendungen digital exakt abbilden zu können. Mithilfe unserer Tools zur Digitalisierung können wir automatisch Informationen aus Dokumenten, die an uns gesendet werden, erkennen und nutzbar machen. Diese Daten werden mit mehreren Quellen abgeglichen, bevor sie gespeichert und in unserem System verwendet werden. Beim Teilen von Informationen mit anderen erforderlichen Partnern im Zustellprozess, erleichtern unsere Produkte zur Dokumentenablage die Validierung und Entscheidungsfindung in Echtzeit. So können Informationen von einem Beteiligten zum nächsten weitergegeben werden – mit minimaler Fehlerquote und maximaler Zuverlässigkeit.

Standardisierte Arbeitsabläufe

Die Herausforderung: Die Logistik wird oft mit einem Staffellauf verglichen, bei dem verschiedene Akteure unterschiedliche Aufgaben ausführen, um eine Sendung voranzubringen. Logistiker wissen zu Beginn ihres Arbeitstages oftmals nicht, welche Aufgaben an dem Tag Priorität haben. So verlieren sie wertvolle Zeit durch das Definieren von zu erledigenden Aufgaben. Dies führt aufgrund vieler Kontextwechsel zu einem höchst ineffizienten Arbeitsablauf.

Die Lösung: Wir haben eine "Work Queue" entworfen, die alle Sendungen mit ähnlichen Aufgaben in einem einzigen Workspace zusammenfasst. Diese Standardisierung konzentriert nicht nur die Aufmerksamkeit auf jeweils eine Aufgabe, sie ermöglicht zudem die Bearbeitung in Batches und eine Automatisierung, die das Skalieren von Prozessen erleichtert.

Vereinfachte Buchungen

Die Herausforderung: E-Mails und Telefonanrufe führen nicht zu einer effektiveren Zusammenarbeit, sondern verlangen lediglich häufigere Absprachen. Traditionell werden Buchungen auf die gleiche Weise bearbeitet und können Tage in Anspruch nehmen. In der Zwischenzeit müssen Käufer und Verkäufer ständig zusammenarbeiten, um ihre jeweiligen Informationen für die Durchführung einer Buchung bereitzustellen.

Die Lösung: Für eine nahtlose und sofortige Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien bieten wir unseren Kunden Kontrolle und Transparenz, die mit der Zusammenarbeit in Google Docs vergleichbar ist. User können auf unserer Plattform miteinander kommunizieren. Das hilft uns dabei, verwertbare Daten wie Produktionsbereitschaft und Versandpläne zeitoptimal zu liefern. User können Buchungen sofort tätigen – ähnlich wie bei einer Reservierung bei Airbnb. Dies ermöglicht bessere Raten und termingerechtere Lieferungen. Wir sind davon überzeugt, dass eine verbesserte User Experience die komplexen Strukturen der Logistik und somit den globalen Handel für alle vereinfachen kann.

Gut organisierte und sichere Zolldaten

Die Herausforderung: Produkte verändern sich und werden jeden Tag neu erfunden - mit unterschiedlichen, neuen Materialien von mehreren Lieferanten aus verschiedenen Ländern. Dies führt zu einer komplexen Datenlage. Daten laufen Gefahr, in undurchsichtigen Kalkulationstabellen versteckt, statisch gespeichert zu sein.

Die Lösung: Unsere neue Produktbibliothek unterstützt den sicheren und regelkonformen Versand von Produkten in die ganze Welt. Mit unserer Bibliothek können Produktinformationen unkompliziert gespeichert und je nach Bedarf abgerufen oder ausgeblendet werden. Das Vertrauen in die Daten und die Transparenz ihrer Quelle sind hierbei von größter Bedeutung. Aus diesem Grund wird jede Ergänzung oder Änderung an einem Produkt verfolgt. Im Falle eines Audits gibt eine klare Dokumentation Aufschluss darüber, wann Änderungen vorgenommen wurden, wo sie getätigt wurden und wer sie durchgeführt hat.

Die Zukunft gestalten

Mit Blick auf die Zukunft beobachtet unser Produktdesignteam, wie die Herausforderungen der Kunden entstehen und sich weiterentwickeln. Im gleichen Schritt entwirft das Team Lösungen für einfache und effektive Arbeitsabläufe. Unsere nächsten Ziele:

  • Komplexere Arbeitsabläufe zu standardisieren und automatisieren, damit Kunden, Lieferanten und Partner effektiv arbeiten können.
  • Weitere Datenpunkte zu digitalisieren und zu strukturieren, um eine gemeinsame Sprache für den globalen Handel zu schaffen.
  • Die User Experience auf unserer gesamten Plattform zu vereinheitlichen, so dass Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten können – und den globalen Handel für alle einfacher zu gestalten.

Erfahren Sie jetzt mehr über alle Vorteile unserer Plattform oder lassen Sie sich von einem unserer Experten beraten.

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