25.06.2020

Urlaubsvertretung planen, Teamwork neu denken: digital ganz einfach

Janis Bargsten

Ready to Get Started?

Flexport makes shipping your cargo transparent, reliable, and affordable

In unserer Arbeitswelt gibt es kaum einen perfekten Zeitpunkt, um in den Urlaub zu starten. Vor der für viele schönsten Zeit des Jahres steht jedoch die Urlaubsübergabe an, die besonders in der Logistik oft kompliziert und kleinteilig sein kann. Mit einer einfachen „To Do“-Auflistung ist es in den meisten Fällen nicht getan. Häufig müssen wichtige Hintergründe erklärt und umfassende Informationen zu laufenden oder anstehenden Warensendungen an die Teamkollegen, die das Shipment-Management übernehmen, weitergegeben werden. Schließlich hängen oft ganze Workflows davon ab, ob Lieferungen pünktlich und vollständig beim empfangenden Handelspartner, im Lager oder in der Produktion eintreffen. Eine detaillierte Übergabe ist deshalb gerade in Logistik- und Versandabteilungen von entscheidender Bedeutung.

Alles auf einer Plattform

Dabei könnten Logistikmanager schon längst ganz unbesorgt in die Ferien starten, denn die technologischen Möglichkeiten einer digitalen Logistik-Plattform machen vieles vollkommen überflüssig: von der minutiösen Aufgaben-Auflistung und dem zeitaufwändigen Durchforsten des Postfachs nach den zu jedem Shipment gehörenden E-Mails über das Zusammensuchen von Zollerklärungen bis hin zum komplizierten Erläutern komplexer Sendungshistorien, die in manchen Fällen dann sogar noch ausgedruckt übergeben werden. Der Vorteil einer Logistikplattform liegt darin, dass sich hier wie in einem ganzheitlichen, agilen Lieferketten-Kontrollzentrum alle Informationen an zentraler Stelle befinden und dort von allen autorisierten Nutzern einseh- und abrufbar sind. Bei Bedarf lässt sich mit nur einem schnellen Klick die Auftragshistorie jeder einzelnen Sendung auf den Bildschirm holen. Die Flexport Plattform ermöglicht das Anlegen beliebig vieler Nutzerprofile ohne Extrakosten. Logistik-Manager können so unkompliziert Kollegen im Team beauftragen, sich bei eigener Abwesenheit um das Shipment-Management zu kümmern. Die vertretenden Kollegen loggen sich einfach über das eigene Nutzerprofil ein und erhalten im Dashboard sofort einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Informationen und Daten zu den laufenden Sendungen. Eine große Einarbeitung ist nicht erforderlich, da die Navigation intuitiv ist.

Logistikprozesse vereinfachen, Routineaufgaben automatisieren

Die vollkommene Datentransparenz, die Flexport für die Supply-Chain ermöglicht, vereinfacht die Logistikprozesse im Unternehmen auf eine nahezu radikale Weise. Einer unserer Kunden beschreibt die veränderten Abläufe so: „Ein drastisch verringertes E-Mail-Aufkommen bei gleichzeitig weitaus größerer Transparenz der Lieferkette (Jordan Diab, COO, Interior Define).“ Genau diese Datentransparenz ist es auch, die dafür sorgt, dass sich alltägliche Routineaufgaben, wie z. B. eine Urlaubsübergabe innerhalb des Teams, so schnell und unkompliziert wie nie zuvor erledigen lassen. Über den Aktivitätsfeed des Dashboards ist jederzeit ersichtlich, welche Tasks als Nächstes erledigt werden müssen. Der kontinuierlich aktualisierte Thread informiert zudem darüber, welche Aufgaben auf Partnerseite, z. B. durch den Supplier, bereits erledigt wurden. Zeitaufwändiges Nachfragen per Telefon erübrigt sich. Auch Angebote und Rechnungen der einzelnen Lieferanten sind detailliert hinterlegt - Angebotsvergleiche und Rechnungskontrollen sind so unkompliziert und ohne Zeitaufwand durchführbar. Das Flexport Dashboard visualisiert übersichtlich sowohl den aktuellen Status als auch zu erledigende Aufgaben jeder Sendung in Echtzeit.

Neue Funktionen für eine verbesserte Personalisierbarkeit

Mit Hilfe der neuesten Plattform- und Dashboard-Features lässt sich über vorkonfigurierte Nutzerprofile das persönliche Dashboard jetzt sogar noch einfacher an die individuellen Bedürfnisse des Logistik-Teams und der eigenen Lieferschritte anpassen. Selbst bei unerwartet auftretenden Veränderungen und Zwischenfällen haben vertretene Kollegen, die die Shipments in der Urlaubsabwesenheit betreuen, so zu jeder Zeit einen zuverlässigen Überblick über ihre Handlungsoptionen. Flexport macht langwierige und komplizierte Urlaubsübergaben – zumindest in der Logistik – heutzutage überflüssig. Und müssen Logistikverantwortliche doch einmal im Urlaub einen Sendungsstatus überprüfen, können sie sich einfach mobil von unterwegs einloggen: Das Flexport Dashboard lässt sich von jedem portablen Device aus bedienen- egal ob Tablet, Smartphone oder Laptop.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich nicht nur zeitaufwändige Routineaufgaben künftig unkompliziert managen lassen, sondern wie Sie auch Ihr Teamwork mit Flexport ganz neu erfinden, wenden Sie sich direkt an unsere Experten.

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